Date d’entrée en vigueur : 17 février 1994

c. O-6, r.1

Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec

Code des professions
(L.R.Q., c. C-26, a. 93, par. a et a. 94, par. a et b)

SECTION I
BUREAU

1. Le Bureau de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec est formé de neuf personnes dont le président.

2. Le président fixe l’endroit, la date et l’heure des réunions du Bureau.

3. Une réunion extraordinaire du Bureau peut avoir lieu par conférence téléphonique pour le bénéfice de tous les membres ou de certains d’entre eux, à condition que ceux-ci puissent être entendus par tous les autres membres participant à la réunion. Lorsqu’elle est tenue pour tous les membres du Bureau, elle est réputée avoir été tenue au siège social de l’Ordre.

4. Le président établit l’ordre du jour de chaque réunion.

5. Une réunion ordinaire du Bureau est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation écrit, accompagné de l’ordre du jour, et transmis à chaque membre du Bureau par la poste, par télégramme, par télécopieur ou par messager au moins cinq jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

L’ordre du jour d’une réunion ordinaire ne peut être modifié qu’avec le consentement de tous les membres du Bureau qui assistent à la réunion.

6. Une réunion extraordinaire du Bureau est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation écrit, accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Bureau par la poste, par télégramme, par télécopieur ou par messager au moins vingt-quatre heures avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

La réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets mentionnés dans l’ordre du jour.

7. Tout avis de convocation à une réunion du Bureau indique la date et l’heure ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

8. Malgré les articles 5 et 6, une réunion du Bureau est considérée comme régulièrement convoquée si tous ses membres y participent et renoncent à l’avis de convocation.

9. À la première réunion du Bureau qui suit immédiatement l’entrée en fonctions du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre.

La prestation du serment ou l’affirmation solennelle de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (L.R.Q., c. C-26).

10. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire de l’Ordre inscrit au procès-verbal le nom des membres présents et de ceux qui y participent par conférence téléphonique.

11. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Bureau faute de quorum, le secrétaire de l’Ordre inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents et de ceux qui y participent par conférence téléphonique.

12. Dès le début de la réunion, le secrétaire fait la lecture du procès-verbal de la réunion précédente.

À la demande d’un administrateur, le Bureau peut modifier le procès-verbal s’il contient des erreurs ou s’il n’est pas conforme aux décisions prises. S’il est conforme, le procès-verbal est adopté tel quel.

13. Toute proposition doit être appuyée pour être prise en considération.

14. Un administrateur peut proposer un amendement à une proposition. Un administrateur peut également proposer un sous-amendement. Dans un tel cas, le vote est tout d’abord pris sur le sous-amendement, ensuite sur l’amendement et enfin, sur la proposition principale.

15. Le membre du Bureau qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Bureau et s’abstenir de voter.

16. Lorsque le président demande à prendre part au débat, le vice-président préside la réunion du Bureau.

Lorsque le président et le vice-président demandent à prendre part au débat, le Bureau désigne l’un de ses membres pour présider la réunion.

17. Le Bureau siège à huis-clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres qui participent à la réunion en décident autrement, tenir une réunion publique ou autoriser certaines personnes à y assister.

18. Les membres du Bureau votent par scrutin secret lorsque l’un d’eux le demande. Dans un tel cas, le président établit alors la procédure à suivre et agit comme scrutateur.

Les membres qui participent à la réunion par conférence téléphonique peuvent voter par la poste. À cette fin, le secrétaire leur transmet un bulletin de vote et utilise les modalités nécessaires au secret du vote.

SECTION II
DIRIGEANTS

19. Le président exerce les fonctions qui lui sont dévolues par la Loi sur les opticiens d’ordonnances (L.R.Q., c. O-6), le Code des professions ainsi que les règlements et les résolutions de l’Ordre.

20. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou sur l’exercice de la profession.

Toutefois, il peut désigner une autre personne qu’il autorise à s’exprimer au nom de l’Ordre.

21. Lors de la première réunion qui suit l’élection des membres du Bureau, ceux-ci élisent parmi eux deux conseillers et choisissent ensuite parmi ceux-ci celui qui agira à titre de vice-président de l’Ordre et celui qui agira à titre de trésorier.

22. Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions. Il exerce les fonctions et pouvoirs du président en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier.

23. Le trésorier a les pouvoirs et les devoirs suivants :

1o la vérification des revenus et dépenses de l’Ordre ;
2o l’autorisation des dépenses excédant le montant fixé de temps à autre par résolution du Bureau ;
3o la présentation de rapports financiers périodiques au Bureau ;
4o l’aliénation de valeurs sur résolution du Bureau ;
5o la direction du comité des finances de l’Ordre.

24. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Bureau.

SECTION III
ALLOCATIONS ET RÉMUNÉRATION

25. Les membres élus qui assistent à une réunion du Bureau ou à une assemblée générale des membres de l’Ordre ont droit à une allocation pour frais de déplacement et de séjour ainsi qu’à un montant forfaitaire pour chaque jour où ils y assistent.

26. Une allocation pour frais de déplacement et de séjour ainsi qu’un montant forfaitaire pour chaque jour où ils assistent à une réunion ou une assemblée sont versés aux experts-consultants dont l’Ordre retient les services de temps à autre.

27. La rémunération du président ainsi que les allocations et montants mentionnés aux articles 25 et 26 sont déterminés par le Bureau.

SECTION IV
ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

28. Une assemblée générale des membres de l’Ordre se tient à l’endroit, à la date et à l’heure que détermine le Bureau.

29. Une assemblée générale est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation écrit, adressé par courrier à chaque membre et à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions à leur domicile au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

30. Outre le mode de convocation prévu à l’article 29, l’assemblée générale annuelle peut être convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation écrit, publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre et dont l’exemplaire est également transmis à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée. Cet avis doit être d’au moins 120 cm carrés et présenté sous le titre d’ « Avis de convocation à l’assemblée générale annuelle ».

31. Tout avis de convocation est accompagné d’un projet de l’ordre du jour de l’assemblée ainsi que, le cas échéant, de tout autre document, et indique la date, l’heure et l’endroit fixés pour la tenue de l’assemblée.

Toutefois, l’avis de convocation à une assemblée générale spéciale est accompagné, en plus de tout autre document, le cas échéant, de l’ordre du jour et cette assemblée ne porte que sur les sujets qui y sont mentionnés.

32. Tout membre de l’Ordre peut demander au Bureau qu’un sujet soit inscrit à l’ordre du jour d’une assemblée générale.

Une demande écrite à cet effet doit être transmise au secrétaire de l’Ordre au moins cinq jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

33. L’ordre du jour d’une assemblée générale spéciale, convoquée à la demande écrite du nombre de membres requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code des professions, indique les sujets mentionnés dans cette demande.

34. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 45 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire de l’Ordre inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents de l’Ordre qui assistent à l’assemblée.

35. Le quorum de l’assemblée générale est fixé à 30 membres.

36. Les décisions d’une assemblée générale se prennent à la majorité des voix des membres présents. Au cas d’égalité des votes, le président de l’assemblée peut donner un vote prépondérant.

SECTION V
DISPOSITIONS DIVERSES

37. Le Bureau, par résolution, détermine la ou les personnes autorisées à signer pour et au nom de l’Ordre les chèques et autres effets de commerce.

38. Le siège social de l’Ordre est situé sur le territoire de la Communauté urbaine de Montréal.

39. Le sceau de l’Ordre est celui dont l’empreinte est estampillée à l’exemplaire du présent règlement détenu par le secrétaire de l’Ordre.

40. Le symbole graphique et le nom de l’Ordre doivent apparaître sur la correspondance et les documents de l’Ordre.

41. Si aucune des règles de procédure prévues au Code ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans Procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin, 1972, 4e édition, s’appliquent en faisant les adaptations nécessaires.

42. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau, le serment de discrétion et les assemblées générales de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec (R.R.Q., 1981, c. O-6, r. 1).

43. Le présent règlement entre en vigueur le quinzième jour qui suit la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec.