c. O-6, r.12.1
Règlement sur la tenue des dossiers et des bureaux des opticiens d’ordonnances
Loi sur les opticiens d’ordonnances
(L.R.Q., c. O-6)
Code des professions
(L.R.Q., c. C-26, a. 94)
SECTION I
DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
a) « Ordre » : l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec ;
b) « opticien d’ordonnances » : quiconque est inscrit au tableau de l’Ordre ;
c) « bureau » : le lieu où un opticien d’ordonnances dispense des services professionnels.
1.02. La Loi d’interprétation (L.R.Q., c. I-16) s’applique au présent règlement.
1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un opticien d’ordonnances, pourvu que leur confidentialité soit respectée.
1.04. La section II ne s’applique qu’au bureau où un opticien d’ordonnances exerce à son propre compte ou pour le compte d’un opticien d’ordonnances ou d’une société d’opticiens d’ordonnances.
1.05. Malgré l’article 1.04, l’article 3.02 s’applique à tous les opticiens d’ordonnances.
SECTION II
TENUE DES DOSSIERS
2.01. Sous réserve de l’article 2.07, un opticien d’ordonnances doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients.
2.02. L’opticien d’ordonnances doit consigner dans chaque dossier les éléments et renseignements suivants :
a) la date d’ouverture du dossier ;
b) les nom et prénom du client à la naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son sexe et son numéro d’assurance sociale ;
c) une description sommaire des motifs de la visite ;
d) une description des produits optiques fournis et des services professionnels rendus, notamment les mesures requises pour l’exécution de l’ordonnance et leur date ;
e) les recommandations faites au client ;
f) l’ordonnance, les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus ; et
g) la signature ou le paraphe de l’opticien d’ordonnances qui a rendu les services professionnels.
2.03. L’opticien d’ordonnances doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.
2.04. L’opticien d’ordonnances doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.
2.05. L’opticien d’ordonnances doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès, et pouvant être fermé à clef ou autrement.
2.06. Lorsqu’un client retire un document ou copie d’un document du dossier qui le concerne, l’opticien d’ordonnances doit insérer dans ce dossier une note signée par ce client indiquant la nature du document et la date du retrait.
2.07. Lorsqu’un opticien d’ordonnances exerce sa profession au moyen d’une corporation visée à l’article 13 de la Loi sur les opticiens d’ordonnances (L.R.Q., c. O-6) ou est à son emploi, ou à l’emploi d’un détaillant visé au paragraphe a du deuxième alinéa de l’article 15 de cette Loi, les dossiers tenus par cette corporation ou cet employeur relativement aux personnes concernées par les services que rend cet opticien d’ordonnances, sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 2.02 ; s’il ne peut le faire, il doit tenir un dossier pour chacune de ces personnes.
SECTION III
TENUE DES BUREAUX
3.01. Le bureau doit être pourvu de l’instrumentation appropriée au domaine d’exercice professionnel de l’opticien d’ordonnances.
3.02. L’opticien d’ordonnances doit afficher son permis à la vue du public.
3.03. L’opticien d’ordonnances ne peut tenir dans son bureau autre chose que des lentilles ophtalmiques, des montures, des produits du domaine de l’optique ainsi que des produits servant à leur entretien.
3.04. L’opticien d’ordonnances qui s’absente de son bureau pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence.
3.05. L’opticien d’ordonnances doit mettre à la vue du public dans le lieu mentionné à l’article 3.01 une copie du Code de déontologie des opticiens d’ordonnances (c. O-6, r.3) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des compte des opticiens d’ordonnances (c. O-6, r.9). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de l’Ordre.
SECTION IV
DISPOSITION FINALE
4.01. Omis.